Tee in vielen Sorten – Vom Grüntee bis zum Schwarztee

Wer heute ein Tee-Tasting, einen Teezeremonieabend oder ein mehrtägiges Tee-Festival organisiert, nutzt dafür fast zwangsläufig digitale Werkzeuge. Apps für Ticketverkauf, Gästelisten, Feedback-Formulare und Veranstalter-Chats sind aus dem Eventgeschäft kaum wegzudenken. Gleichzeitig sammeln diese Anwendungen erhebliche Mengen personenbezogener Daten, ohne dass sich die meisten Veranstalter darüber im Klaren sind, welche rechtlichen Konsequenzen das im Streitfall haben kann.

Welche Daten Tee-Event-Apps tatsächlich erfassen

Schon eine einfache Anmelde-App für ein Tee-Event speichert mehr als Namen und E-Mail-Adressen. Standortdaten beim Check-in, Gerätekennungen, Zahlungsinformationen, Chatverläufe zwischen Veranstalter und Teilnehmern sowie Zeitstempel einzelner Aktionen landen auf Servern, deren Standort den Veranstaltern oft nicht bekannt ist. Bei einem mittelgroßen Event mit 200 Teilnehmern kommen so schnell mehrere Tausend Datenpunkte zusammen.

Besonders kritisch wird es, wenn Veranstalter Drittanbieter-Apps einsetzen, ohne die Datenschutzerklärungen dieser Dienste geprüft zu haben. Eine Weitergabe von Teilnehmerdaten an Marketingpartner ist in manchen kostenfreien Eventplattformen vertraglich vorgesehen, ohne dass dies auf den ersten Blick erkennbar ist. Wer als Veranstalter keine eigene Datenschutzfolgenabschätzung durchführt, riskiert bereits damit einen DSGVO-Verstoß.

Wann wird ein Rechtsstreit wahrscheinlich?

Konflikte entstehen nicht nur durch Datenpannen. Streitigkeiten zwischen Veranstaltern und Dienstleistern, zwischen Mitveranstaltern oder zwischen Veranstaltern und Teilnehmern landen zunehmend vor Gericht. Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem Tee-Symposium in Süddeutschland stritten sich 2024 zwei Organisatoren über angeblich gelöschte Buchungsdaten, die als Beweismittel für eine Umsatzbeteiligung hätten dienen sollen. Solche Fälle zeigen, dass digitale Spuren auf Smartphones plötzlich zentrale Beweismittel werden können.

Sobald ein solcher Streit eskaliert, stellt sich die Frage, welche Daten noch vorhanden sind, wer sie wann verändert hat und ob gelöschte Informationen rekonstruierbar sind. Genau hier kommt die Smartphone Forensik ins Spiel, ein spezialisierter Bereich der IT-Forensik, der gelöschte Dateien, Kommunikationsverläufe und App-Protokolle auf mobilen Geräten sichtbar machen kann.

Drei konkrete Szenarien für Veranstalter

Es lohnt sich, die Situationen zu konkretisieren, in denen forensische Untersuchungen von Smartphones realistisch werden:

• Datenschutzbeschwerde durch einen Teilnehmer: Ein Gast behauptet, seine Daten seien ohne Einwilligung an Dritte weitergegeben worden. Die zuständige Datenschutzbehörde fordert Nachweise über die tatsächliche Datenverarbeitung. Chatverläufe und App-Protokolle auf den Smartphones der Verantwortlichen können dann als Beweismittel dienen oder müssen vorgelegt werden.
• Streit zwischen Mitveranstaltern: Zwei Parteien, die gemeinsam ein Tee-Event organisiert haben, sind sich uneinig über Abrechnungen. Wer hat wann welche Buchung storniert? App-Protokolle liefern hier präzisere Antworten als Erinnerungen.
• Vorwurf des Datenmissbrauchs durch Mitarbeiter: Ein ehemaliger Helfer soll Gästelisten exportiert und an einen Wettbewerber weitergegeben haben. Ohne forensische Analyse des betreffenden Geräts ist dieser Vorwurf kaum belegbar oder widerlegbar.

DSGVO-Pflichten, die Veranstalter konkret betreffen

Die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch für Kleinveranstalter. Wer personenbezogene Daten von mehr als einer handvoll Personen verarbeitet, braucht eine Rechtsgrundlage dafür, muss betroffene Personen informieren und ist verpflichtet, auf Auskunfts- und Löschungsersuchen zu reagieren. Die Aufsichtsbehörden in Deutschland haben seit 2021 mehrere Bußgelder im fünfstelligen Bereich gegen Eventveranstalter verhängt, die entweder keine oder unzureichende Datenschutzhinweise bereitgestellt hatten.

Besonders relevant für App-Nutzer: Wer eine App eines Drittanbieters einsetzt, ist in der Regel gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne von Artikel 26 DSGVO. Das bedeutet, dass eine schriftliche Vereinbarung mit dem App-Anbieter über die jeweiligen Pflichten bestehen muss. Fehlt sie, haftet der Veranstalter für Verstöße des Anbieters mit.

Aufbewahrungsfristen als unterschätztes Problem

Veranstalter löschen Teilnehmerdaten oft entweder zu früh oder überhaupt nicht. Zu frühes Löschen kann steuerrechtliche Probleme verursachen, da Buchungsdaten mit Zahlungsbezug zehn Jahre aufzubewahren sind. Zu spätes Löschen verletzt dagegen das Prinzip der Datensparsamkeit. Diese Spannung ist in der Praxis kaum ohne schriftlich dokumentiertes Löschkonzept aufzulösen.

Was Veranstalter jetzt konkret tun sollten

Die gute Nachricht: Die notwendigen Maßnahmen sind für kleine und mittlere Eventveranstalter umsetzbar, ohne einen eigenen Datenschutzbeauftragten zu benötigen.

• App-Auswahl dokumentieren: Festhalten, welche App zu welchem Zeitpunkt genutzt wurde, welche Datenschutzerklärung zu diesem Zeitpunkt gültig war und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen wurde.
• Einwilligungen sauber einholen: Anmeldeformulare so gestalten, dass Teilnehmer aktiv zustimmen und nicht durch vorausgefüllte Häkchen zur Einwilligung geführt werden.
• Löschfristen festlegen: Für jede Datenkategorie eine konkrete Frist definieren, zum Beispiel Gästedaten ohne Zahlungsbezug sechs Monate nach dem Event.
• Kommunikation auf dienstliche Kanäle beschränken: Absprachen zwischen Mitveranstaltern und Helfern über private Messenger vermischen private und geschäftliche Daten auf eine Weise, die im Streitfall kaum zu entwirren ist.

Forensische Analyse als letztes Mittel, nicht als Regelfall

Es wäre falsch, den Eindruck zu erwecken, dass hinter jedem Tee-Event ein forensisches Verfahren lauert. Die große Mehrheit aller Events läuft datenschutzrechtlich problemlos ab. Aber die Zahl der Fälle, in denen App-Daten und Smartphone-Protokolle als Beweismittel eingefordert werden, steigt. Das liegt nicht an besonderer Bösartigkeit der Beteiligten, sondern schlicht daran, dass Events digitaler geworden sind und entsprechend mehr Spuren hinterlassen.

Wer als Veranstalter von Tee-Events von Anfang an sauber dokumentiert, welche Daten warum erhoben werden, hat im Streitfall eine deutlich bessere Ausgangsposition. Und falls es doch zu einer rechtlichen Auseinandersetzung kommt, ist es hilfreich zu wissen, welche Möglichkeiten forensische Methoden bieten, denn das gilt in beide Richtungen: zur Beweissicherung genauso wie zur Entlastung.